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Para realizar um diagnóstico preciso da situação em que as organizações se encontram, é necessário analisar constantemente a performance dos colaboradores e também os resultados da instituição. Muitas vezes, mensurar os dados e compará-los é um desafio.

Existem muitos indicadores que as empresas estabelecem para avaliar o desenvolvimento da companhia. Para ter uma ideia fidedigna do rendimento dos profissionais e da instituição como um todo, é essencial determinar os KPIs ainda no planejamento e na definição das estratégias que serão aplicadas.

Dentre esses indicadores, calcular o Full Time Equivalent (FTE) permite verificar o nível de comprometimento e engajamento dos funcionários e compará-los, independentemente de trabalharem a mesma quantidade de horas. Não está familiarizado com essa sigla? Fique tranquilo! Neste post, explicamos o que é o FTE e por que é importante medi-lo. Confira!

O que é o FTE?

A tradução exata da expressão Full Time Equivalent é Força de Trabalho Equivalente. Mas, o que quer dizer isso? Basicamente, o FTE é o cálculo da média de horas úteis que os profissionais se dedicam às atividades da organização.

Essa ferramenta é fundamental para verificar o rendimento da equipe, otimizar a gestão do tempo, averiguar a necessidade de contratações, embasar as estratégias do Recursos Humanos, adequar o período de expediente ao perfil do funcionário e reduzir a insatisfação no trabalho.

A grande vantagem é que o FTE permite comparar empregados que têm cargas horárias diferentes dentro da empresa e adequar o quadro funcional e a rotina de trabalho de forma que os funcionários tenham um rendimento melhor.

O FTE também é um instrumento útil na hora de analisar a atuação da organização no mercado. Além de comparar os diversos setores dentro da empresa, os números podem dar a dimensão das operações frente à concorrência.

Como calcular o FTE?

Para fazer o cálculo do FTE, você precisa somar o total das horas de trabalho contratadas dos empregados de tempo integral e de tempo parcial em uma semana e dividir por 40. É uma operação matemática simples. Para não errar na hora de definir a primeira variável da equação, vamos entender como chegar ao total de horas contratadas por semana da sua equipe.

Primeiro, você precisa multiplicar as horas trabalhadas diariamente pelo número de dias trabalhados durante a semana. Então, se uma empresa tem uma carga horária integral de 8 horas por dia e trabalha de segunda a sexta, basta multiplicar 8 por 5, por exemplo.

Com o total de horas semanais por trabalhador de tempo integral encontrado, é hora de verificar o número de horas trabalhadas dos funcionários que trabalham meio período ou uma parcela menor do que a carga total.

Tendo como hipótese que a empresa do exemplo contratou apenas funcionários de meio período e de período integral e que não tem nenhuma contratação em regime de horário que não se encaixe em algum desses dois regimes de expediente, sabemos que os colaboradores que não ficam o dia todo trabalham 20 horas por semana.

Encontrada a quantidade de horas para cada regime de trabalho, não se esqueça de multiplicar o resultado pelo número de trabalhadores da empresa. Seguindo o exemplo estabelecido, se você tem 5 funcionários que trabalham 40 horas e 3 que trabalham 20 horas por semana, basta fazer a multiplicação e depois fazer a soma.

Assim sendo, os 5 funcionários de 40 horas trabalham um total de 200 horas semanais, enquanto os 3 que trabalham 20 horas ficam 60 horas por semana na empresa. Daí é só somar as 200 horas dos 5 trabalhadores em período integral com as 60 horas dos 3 que trabalham meio período. A primeira variável da fórmula foi encontrada: 260.

Com esse dado em mãos, é hora de encontrar o FTE. Como dissemos, é preciso dividir a soma do total das horas de trabalho por 40. Ou seja, a fórmula é:

FTE = total de horas contratadas do total dos empregados por semana/40

O que, no caso da hipótese descrita acima, fica 260 dividido por 40. Portanto, o FTE da empresa desse exemplo é 6,5.

Por que calcular o FTE?

O FTE é uma importante métrica para administrar o quadro de empregados da empresa. Com essa informação, o gestor consegue estipular a real necessidade de contratação de novos funcionários ou se será preciso que o colaborador faça horas extras, por exemplo.

Sabendo o quanto é preciso de força de trabalho para fazer frente às demandas da instituição, o leque de possibilidades da empresa aumenta. Ela pode readequar o quadro funcional, adaptar a rotina de trabalho, verificar quando se deve fazer contratações sazonais ou quando é a hora de fazer um corte de pessoal, entre outros, tudo conforme o FTE.

Além disso, é possível calcular o retorno de produtividade em relação às horas trabalhadas. Isso permite ao gestor definir qual o melhor regime de atuação para os próximos membros da equipe. Se a contratação de um funcionário de meio período for suficiente para suprir a demanda, não existem motivos para custear um empregado em período integral.

Possibilidade de terceirização

Em alguns casos, o FTE pode indicar também que, para uma determinada tarefa, é melhor fazer uma contratação de uma empresa terceirizada. O tempo que a equipe levará para se especializar em uma função diferente, por exemplo, impacta nas horas úteis de trabalho.

Se é preciso realizar uma atividade que foge do âmbito de atuação da sua organização, veja se existem empresas capacitadas para desenvolvê-la. Se a companhia entender que terá um custo menor com a terceirização, sem prejuízo da qualidade do serviço, opte por essa solução.

Essa reflexão é importante, na medida em que a folha de pagamento é responsável por um dos maiores impactos financeiros dentro das organizações. Se esse aspecto for otimizado, as instituições terão mais folga para investimento em novas aquisições, tecnologia, marketing e divulgação ou qualquer outra área que achar pertinente.

Viu como é importante calcular o Full Time Equivalent? Não se assuste com fórmulas e operações matemáticas. São cálculos simples e que, quando aplicados por um profissional capacitado, trarão informações que promoverão uma verdadeira transformação na sua gestão de pessoas.

O FTE é um dos indicadores que devem ser levados em conta na hora de analisar sua companhia. Não se esqueça de manter uma avaliação constante dos KPIs que você determinou na hora do planejamento e de alinhar as estratégias conforme os dados que coletar.

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