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Otimizar as tarefas administrativas de recursos humanos é um dos principais objetivos de qualquer gestor de RH. No entanto, há atividades certas para isso e é fundamental segui-las.

Aprimoramento constante e evolução do trabalho são alguns dos nortes que os melhores gestores seguem. Ao fazer isso, você acelerará o seu recrutamento e aumentará o número de recursos estratégicos.

Conheça agora pelo menos 8 aplicações fundamentais que auxiliam o departamento de RH a otimizar suas tarefas administrativas e alcançar melhores resultados. Confira!

1. Planeje as atividades

O planejamento é um princípio fundamental para qualquer gestão de excelência. Essa tarefa ajuda a manter o setor estruturado e organizado. Delineie as funções aos profissionais, melhore a comunicação e delimite as ações. Para um bom planejamento:

  • estabeleça metas de curto, médio e longo prazo;
  • pontue as ações de alcance;
  • defina as metodologias e tecnologias de implementação;
  • crie um foco e um propósito para perseguir;
  • acompanhe os índices de desempenho.

Liste as atividades a serem realizadas e planeje cada uma delas. Faça a descrição de cada tarefa, liste os objetivos e o tempo de execução. Considere as margens de segurança para prevenir imprevistos.

O planejamento é um forte aliado para reduzir ou até eliminar completamente graves problemas durante uma execução de trabalho. Essa preparação contribui ainda para a redução do nível de estresse da equipe, já que grande parte dos problemas já estão prevenidos.

2. Acompanhe todos os processos do setor

Outra tarefa é monitorar tudo que for possível. Acompanhe os processos e verifique se o andamento está de acordo com o planejado. Entenda o que está acontecendo para corrigir ações equivocadas e aprimorar rotinas assertivas. Subdivida a área de recursos humanos em:

  • departamento pessoal;
  • folha de pagamento;
  • financeiro;
  • desenvolvimento de pessoas;
  • benefícios;
  • comunicação com funcionários.

Procure sempre pensar em novas soluções a partir das análises de acompanhamento. Esse é o momento certo para buscar insights sobre novas rotinas mais práticas e inteligentes para melhorar o desempenho da equipe.

Você pode criar e gerir cronogramas de planejamento e listar as atividades relacionadas. A tecnologia também pode auxiliar nessa demanda, oferecendo softwares gratuitos ou avançados para a gestão de cronogramas de grandes projetos.

3. Faça avaliação de desempenho

Integre as ferramentas tecnológicas com o desempenho das pessoas. Use os relatórios para identificar a evolução e a produção de trabalho dos colaboradores. Faça a avaliação 360º.

Observe performances, analise gráficos de desempenho individual ou geral e estabeleça ações de correção ou melhoramento da produtividade. Construa uma mentalidade voltada para resultados.

O foco nos resultados é um dos principais fatores que contribuem para que a produtividade e a eficiência sejam elevadas no desempenho da equipe. Para isso, você deve ter uma equipe qualificada e processos padronizados.

4. Atualize-se

Busque o máximo de informação e analise práticas de outros gestores. Observe as novidades tecnológicas e aplique o que estiver dando certo. Acesse sites, blogs e canais que auxiliam gestores de RH e acumule dicas, orientações e sugestões sobre as melhores práticas.

Atualize-se também sobre os acontecimentos internos e todas as demandas que estão por surgir. Entenda os problemas da organização e saiba como alinhar os próximos planejamentos estratégicos.

Você pode aplicar a gestão estratégica para otimizar processos e implementar novas ações de forma continuada e sistemática.

5. Estabeleça metas e métricas

Defina objetivos tanto para o setor de RH quanto para o time de colaboradores. Tenha uma descrição clara do que pretende e estabeleça as argumentações adequadas para convencer sobre a importância dos resultados.

Defina métricas para analisar os resultados no final de determinado período e observe até onde a produtividade e o engajamento dos colaboradores está sendo ideal para realizar as tarefas.

6. Utilize a tecnologia ao seu favor

Use o máximo de ferramentas, principalmente as digitais, que possibilitam otimizar as rotinas e desenvolver inovações. As ferramentas de gestão de pessoas facilitam a vida do gestor de RH e contribuem para uma melhoria contínua do desempenho do time.

Há softwares que auxiliam na gestão de demandas rotineiras e diárias, como férias, holerites, pedidos de demissão, documentação para planos de saúde etc.

Softwares, plataformas e soluções representam a maioria dos recursos utilizados pelos gestores para melhorar a gestão de RH. Há propostas mais específicas e mais completas para implementação.

7. Promova treinamentos

Esse é o principal passo para manter sua equipe integrada, alinhada e engajada. Os treinamentos podem tanto capacitar quanto melhorar a socialização, pois criam um ambiente de relacionamento entre os colaboradores e melhoram o clima organizacional. Para um bom sistema de capacitação:

  • busque captar e reter talentos;
  • foque em aumento de desempenho;
  • capacite para competências inovadoras;
  • motive a equipe para se capacitar;
  • mantenha uma frequência de treinamentos e capacitações.

Foque no que realmente é necessário para capacitar e reduzir o tempo de execução de tarefas, complementar habilidades e ganhar novas competências. A partir disso, crie um ambiente propício ao desenvolvimento da aprendizagem.

Eventos e treinamentos online ou presenciais são importantes para a capacitação da equipe. Isso deve ser feito com certa frequência, durante o ano, para que o mindset do time esteja sempre atualizado e alinhado com as demandas institucionais.

8. Automatize as tarefas

Use a automação para cobrir tarefas de rotina. O ideal é aplicar isso por meio de um software de gestão de RH inteligente e robusto. A partir disso, você pode organizar e monitorar o armazenamento de dados de forma prática e intuitiva. Uma plataforma inteligente pode te ajudar a:

  • criar seu anúncio reduzindo tempo;
  • divulgar sua vaga com apenas um clique;
  • filtrar candidatos com pré-filtragem automática;
  • organizar seu processo centralizando e simplificando as rotinas.

O processo de recrutamento e seleção para novos funcionários é uma das demandas mais intensas do setor de RH. Uma plataforma de automação com uso de Tecnologia da Informação (TI) contribui para que as rotinas desse processo sejam mais rápidas e fáceis de trabalhar.

Agora só depende de você. Realizar essas tarefas é o ponto principal de otimização. Trace um planejamento bem delineado e configure as ações para alcançar o sucesso.

Neste artigo, você acompanhou 8 tarefas administrativas de recursos humanos que otimizam sua gestão. Ficou com alguma dúvida? Acesse o nosso site agora mesmo e confira nossas soluções!

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