Otimizar as tarefas administrativas de recursos humanos é um dos principais objetivos de qualquer gestor de RH. No entanto, há atividades certas para isso e é fundamental segui-las.
Aprimoramento constante e evolução do trabalho são alguns dos nortes que os melhores gestores seguem. Ao fazer isso, você acelerará o seu recrutamento e aumentará o número de recursos estratégicos.
Conheça agora pelo menos 8 aplicações fundamentais que auxiliam o departamento de RH a otimizar suas tarefas administrativas e alcançar melhores resultados. Confira!
1. Planeje as atividades
O planejamento é um princípio fundamental para qualquer gestão de excelência. Essa tarefa ajuda a manter o setor estruturado e organizado. Delineie as funções aos profissionais, melhore a comunicação e delimite as ações. Para um bom planejamento:
- estabeleça metas de curto, médio e longo prazo;
- pontue as ações de alcance;
- defina as metodologias e tecnologias de implementação;
- crie um foco e um propósito para perseguir;
- acompanhe os índices de desempenho.
Liste as atividades a serem realizadas e planeje cada uma delas. Faça a descrição de cada tarefa, liste os objetivos e o tempo de execução. Considere as margens de segurança para prevenir imprevistos.
O planejamento é um forte aliado para reduzir ou até eliminar completamente graves problemas durante uma execução de trabalho. Essa preparação contribui ainda para a redução do nível de estresse da equipe, já que grande parte dos problemas já estão prevenidos.
2. Acompanhe todos os processos do setor
Outra tarefa é monitorar tudo que for possível. Acompanhe os processos e verifique se o andamento está de acordo com o planejado. Entenda o que está acontecendo para corrigir ações equivocadas e aprimorar rotinas assertivas. Subdivida a área de recursos humanos em:
- departamento pessoal;
- folha de pagamento;
- financeiro;
- desenvolvimento de pessoas;
- benefícios;
- comunicação com funcionários.
Procure sempre pensar em novas soluções a partir das análises de acompanhamento. Esse é o momento certo para buscar insights sobre novas rotinas mais práticas e inteligentes para melhorar o desempenho da equipe.
Você pode criar e gerir cronogramas de planejamento e listar as atividades relacionadas. A tecnologia também pode auxiliar nessa demanda, oferecendo softwares gratuitos ou avançados para a gestão de cronogramas de grandes projetos.
3. Faça avaliação de desempenho
Integre as ferramentas tecnológicas com o desempenho das pessoas. Use os relatórios para identificar a evolução e a produção de trabalho dos colaboradores. Faça a avaliação 360º.
Observe performances, analise gráficos de desempenho individual ou geral e estabeleça ações de correção ou melhoramento da produtividade. Construa uma mentalidade voltada para resultados.
O foco nos resultados é um dos principais fatores que contribuem para que a produtividade e a eficiência sejam elevadas no desempenho da equipe. Para isso, você deve ter uma equipe qualificada e processos padronizados.
4. Atualize-se
Busque o máximo de informação e analise práticas de outros gestores. Observe as novidades tecnológicas e aplique o que estiver dando certo. Acesse sites, blogs e canais que auxiliam gestores de RH e acumule dicas, orientações e sugestões sobre as melhores práticas.
Atualize-se também sobre os acontecimentos internos e todas as demandas que estão por surgir. Entenda os problemas da organização e saiba como alinhar os próximos planejamentos estratégicos.
Você pode aplicar a gestão estratégica para otimizar processos e implementar novas ações de forma continuada e sistemática.
5. Estabeleça metas e métricas
Defina objetivos tanto para o setor de RH quanto para o time de colaboradores. Tenha uma descrição clara do que pretende e estabeleça as argumentações adequadas para convencer sobre a importância dos resultados.
Defina métricas para analisar os resultados no final de determinado período e observe até onde a produtividade e o engajamento dos colaboradores está sendo ideal para realizar as tarefas.
6. Utilize a tecnologia ao seu favor
Use o máximo de ferramentas, principalmente as digitais, que possibilitam otimizar as rotinas e desenvolver inovações. As ferramentas de gestão de pessoas facilitam a vida do gestor de RH e contribuem para uma melhoria contínua do desempenho do time.
Há softwares que auxiliam na gestão de demandas rotineiras e diárias, como férias, holerites, pedidos de demissão, documentação para planos de saúde etc.
Softwares, plataformas e soluções representam a maioria dos recursos utilizados pelos gestores para melhorar a gestão de RH. Há propostas mais específicas e mais completas para implementação.
7. Promova treinamentos
Esse é o principal passo para manter sua equipe integrada, alinhada e engajada. Os treinamentos podem tanto capacitar quanto melhorar a socialização, pois criam um ambiente de relacionamento entre os colaboradores e melhoram o clima organizacional. Para um bom sistema de capacitação:
- busque captar e reter talentos;
- foque em aumento de desempenho;
- capacite para competências inovadoras;
- motive a equipe para se capacitar;
- mantenha uma frequência de treinamentos e capacitações.
Foque no que realmente é necessário para capacitar e reduzir o tempo de execução de tarefas, complementar habilidades e ganhar novas competências. A partir disso, crie um ambiente propício ao desenvolvimento da aprendizagem.
Eventos e treinamentos online ou presenciais são importantes para a capacitação da equipe. Isso deve ser feito com certa frequência, durante o ano, para que o mindset do time esteja sempre atualizado e alinhado com as demandas institucionais.
8. Automatize as tarefas
Use a automação para cobrir tarefas de rotina. O ideal é aplicar isso por meio de um software de gestão de RH inteligente e robusto. A partir disso, você pode organizar e monitorar o armazenamento de dados de forma prática e intuitiva. Uma plataforma inteligente pode te ajudar a:
- criar seu anúncio reduzindo tempo;
- divulgar sua vaga com apenas um clique;
- filtrar candidatos com pré-filtragem automática;
- organizar seu processo centralizando e simplificando as rotinas.
O processo de recrutamento e seleção para novos funcionários é uma das demandas mais intensas do setor de RH. Uma plataforma de automação com uso de Tecnologia da Informação (TI) contribui para que as rotinas desse processo sejam mais rápidas e fáceis de trabalhar.
Agora só depende de você. Realizar essas tarefas é o ponto principal de otimização. Trace um planejamento bem delineado e configure as ações para alcançar o sucesso.
Neste artigo, você acompanhou 8 tarefas administrativas de recursos humanos que otimizam sua gestão. Ficou com alguma dúvida? Acesse o nosso site agora mesmo e confira nossas soluções!
